Datenschutzerklärung für die App „Motorakte".

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten bei der Nutzung der App „Motorakte" verarbeitet werden, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Rechte Nutzerinnen und Nutzer haben.

Motorakte ist eine App zur digitalen Fahrzeugverwaltung. Die App ist grundsätzlich offline-first aufgebaut: Die von Ihnen erfassten Daten werden grundsätzlich ausschließlich lokal auf Ihrem Gerät gespeichert. Eine Übertragung an Server oder externe Dienste erfolgt nur, wenn Sie bestimmte Funktionen aktiv nutzen oder optional aktivieren (z. B. Synchronisierung, Spritpreisabfrage, HSN/TSN-Suche, Push-Benachrichtigungen, Feedback oder ein optionales Nutzerkonto). Die App enthält keine Werbe-, Tracking- oder Analysedienste.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

Fabian Wilhelm
handelnd unter Datenhirsch
Fliederstraße 4
88339 Bad Waldsee
E-Mail: kontakt@datenhirsch.de
Impressum: datenhirsch.de/impressum

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür nach derzeitigem Stand nicht vorliegen.

2. Allgemeine Hinweise und Rechtsgrundlagen

Motorakte verarbeitet personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung der App-Funktionen erforderlich ist, eine gesetzliche Grundlage besteht oder Sie die entsprechende Funktion aktiv verwenden bzw. aktivieren.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – soweit die Verarbeitung zur Bereitstellung der App-Funktionen oder eines optionalen Nutzerkontos erforderlich ist,
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) – für optionale, ausdrücklich von Ihnen aktivierte Funktionen (z. B. Synchronisierung, Standortzugriff für Spritpreise, Push-Benachrichtigungen, Senden von Feedback); ein Widerruf ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft möglich,
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) – für technische Sicherheit, Fehlerbehebung, Update-/Wartungsprüfung und Stabilität des Dienstes,
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – soweit gesetzliche Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten bestehen.

3. Grundprinzip: lokale Speicherung auf dem Gerät

Motorakte speichert Fahrzeug-, Wartungs-, Reparatur-, Tank-, Reifendruck-, Dokumenten- und Bilddaten grundsätzlich lokal auf dem jeweiligen Gerät – in einer app-internen Datenbank, in app-privaten Dateiverzeichnissen sowie in lokalen App-Einstellungen.

Sicherheitsrelevante Zugangsdaten (z. B. Tokens, Geräte-IDs für die Synchronisierung) werden geschützt im sicheren Speicher des Betriebssystems (Android Keystore / iOS Keychain) abgelegt.

Ohne Nutzung optionaler Online-Funktionen werden diese Daten nicht automatisch an Datenhirsch oder an Dritte übertragen. Zugriff auf die lokal gespeicherten Daten haben ausschließlich Sie über Ihr Gerät.

4. Fahrzeugverwaltung und digitale Fahrzeugakte

Beim Anlegen und Verwalten von Fahrzeugen verarbeitet die App die dabei eingegebenen Daten, insbesondere:

• Fahrzeugbezeichnung, Marke, Modell,
• Baujahr oder Erstzulassung, Farbe,
• Kennzeichen, VIN/FIN, HSN/TSN,
• Kilometerstände, HU-/AU-Daten,
• Tank- und Ölmenge, Reifengröße,
• Notizen, Fahrzeugbilder.

Zweck: digitale Verwaltung des Fahrzeugs innerhalb der App.
Speicherort: lokal auf dem Gerät, bis Sie die Daten löschen oder die App-Daten entfernen.

5. Wartung, Reparaturen, Serviceheft und Kosten

Wartungen, Reparaturen, Inspektionen, Kosten und servicebezogene Informationen können gespeichert werden, insbesondere:

• Datum, Kilometerstand, Kosten,
• Beschreibung der Arbeit, Werkstatt/ausführende Person,
• Reparaturposition, Checklisten,
• Fotos, Belege, Unterschrift/Kürzel, sonstige Notizen.

Zweck: Dokumentation von Wartungen, Reparaturen und Fahrzeughistorie.
Speicherort: lokal. Eine Übertragung erfolgt nur bei aktiver Nutzung optionaler Funktionen (Synchronisierung, Export, Teilen, Feedback).

6. Bilder, Dokumente und Mappe

Motorakte ermöglicht das Speichern von Bildern, Fotos, Belegen, Rechnungen, Dokumenten und PDF-Dateien in einer digitalen Mappe (z. B. Fahrzeugbilder, Tachofotos, Rechnungen, Werkstattbelege, Fahrzeugschein-Fotos).

Bilder werden beim Speichern in der App verarbeitet und app-intern abgelegt. Bilddateien erhalten zufällige Dateinamen. Bild-Metadaten (insbesondere EXIF-/GPS-Daten) werden beim Speichern entfernt; Standortangaben aus Kameraaufnahmen werden somit nicht mitgespeichert. Dokumente und PDF-Dateien werden dagegen grundsätzlich unverändert gespeichert.

Hinweis: Dokumente und Fotos können personenbezogene Daten Dritter enthalten (z. B. Namen, Adressen, Kennzeichen, Unterschriften, Rechnungsdaten).

7. Kamera, Galerie und Dateizugriff

Die App fragt Zugriff auf Kamera, Fotos oder Dateien nur an, wenn Sie Bilder, Belege oder Dokumente hinzufügen möchten, und nur bei aktiver Nutzung der Funktion und erteilter Berechtigung.

Zweck: Hinzufügen von Bildern, Belegen und Dokumenten zur Fahrzeugakte.
Die Berechtigung kann in den Systemeinstellungen des Geräts jederzeit widerrufen werden.

8. Standortdaten und Spritpreisfunktion

Bei Nutzung der Spritpreis- bzw. Tankstellenfunktion können verarbeitet werden:

• aktueller Standort des Geräts, eingegebene Adresse/Region, Koordinaten,
• Kartenausschnitt, Tankstellen- und Preisinformationen.

Die Standortverarbeitung erfolgt nur, wenn Sie die Funktion nutzen und eine Standortberechtigung erteilen oder selbst eine Adresse eingeben.

Zweck: Anzeige von Tankstellen und Kraftstoffpreisen in der Nähe.

Hierfür werden externe Dienste eingebunden (siehe Abschnitt 19), insbesondere api.motorakte.de (Backend/Proxy), e-control.at (Spritpreise Österreich), Nominatim/OpenStreetMap (Geocoding) und OpenStreetMap-Kartenkacheln. Dabei können technische Daten wie IP-Adresse, Suchbegriff, Koordinaten oder Kartenausschnitt verarbeitet werden; es gelten zusätzlich die Datenschutzinformationen der jeweiligen Anbieter.

Der Standort wird in Motorakte nur flüchtig verwendet und nicht als Bewegungsprofil gespeichert. Selbst gespeicherte Tankdaten können jedoch Tankstelle, Datum, Kosten, Liter und Kilometerstand enthalten.

9. HSN/TSN-Suche und Fahrzeugkatalog

Bei Nutzung der HSN/TSN-Suche bzw. Katalogfunktionen können HSN-/TSN-Schlüssel und Suchanfragen an api.motorakte.de übertragen werden.

Zweck: Bereitstellung von Fahrzeugdaten, Marken, Modellen und Kataloginformationen.

Nach derzeitiger technischer Analyse werden bei der Katalogabfrage keine direkten personenbezogenen Daten (z. B. Name, E-Mail, Kennzeichen) übertragen. Je nach Anfrage können HSN/TSN-Daten jedoch einen Bezug zu einem Fahrzeug herstellen.

10. Optionales Nutzerkonto

Ein optionales Nutzerkonto kann angeboten werden. Dabei können verarbeitet werden:

• E-Mail-Adresse, Passwort, Authentifizierungsdaten,
• Bearer-Token, Geräte-ID, Geräte-Secret, Sync-Status.

Zweck: Anmeldung, Authentifizierung und optionale Synchronisierung.
Passwörter werden nicht lokal im Klartext gespeichert; Authentifizierungsdaten und Tokens werden im sicheren Speicher des Betriebssystems abgelegt. Die Nutzung eines Kontos ist optional; die App-Funktionen können ohne Konto lokal genutzt werden.

11. Optionale Synchronisierung / Datensicherung über api.motorakte.de

Die Synchronisierung über api.motorakte.de ist nach der technischen Analyse standardmäßig deaktiviert und muss aktiv aktiviert werden.

Bei aktivierter Synchronisierung können alle für die Fahrzeugakte relevanten Daten an api.motorakte.de übertragen und dort verarbeitet werden, insbesondere: Fahrzeugdaten, Wartungs- und Reparaturdaten, Reifendruck- und Tankdaten, Erinnerungen, Mappe-Metadaten, Bilder und Dokumente, Account- und Geräteinformationen.

Zweck: geräteübergreifende Nutzung, Sicherung und Wiederherstellung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung als App-Funktion) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (ausdrückliche Aktivierung/Einwilligung).

Die Synchronisierung kann deaktiviert werden. In der App vorhandene Löschfunktionen können lokale und – soweit technisch umgesetzt – serverseitig gespeicherte Daten löschen.

12. Feedback und Support

Beim Senden von Feedback, Fehlermeldungen oder Supportanfragen werden die dabei übermittelten Daten verarbeitet, u. a.: Freitext, E-Mail-Adresse (falls angegeben), App-Version, Plattform, Geräte-/Systeminformationen, Screenshots/Anhänge (falls übermittelt).

Zweck: Bearbeitung der Anfrage, Fehleranalyse, Verbesserung, Kommunikation.
Bitte geben Sie in Freitextfeldern keine für die Anfrage unnötigen sensiblen Daten ein.

13. App-Info, Update- und Wartungscheck

Beim Start bzw. während der Nutzung können technische Informationen abgerufen werden, um App-, Wartungs- und Update-Informationen anzuzeigen. Dabei können Plattform, App-Version, technische Anfrageinformationen sowie – nur bei aktiver Synchronisierung – die Geräte-ID verarbeitet werden.

Zweck: technische Bereitstellung von Update-, Wartungs- und Kompatibilitätsinformationen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

14. Push-Benachrichtigungen

Wenn Sie Push-Benachrichtigungen zulassen (z. B. Erinnerungen an Termine wie HU/AU oder anstehende Wartungen), verarbeitet die App ein eindeutiges Push-Token Ihres Geräts. Die technische Zustellung erfolgt über die Push-Dienste der Betriebssysteme:

• auf Android über Firebase Cloud Messaging (FCM) von Google,
• auf iOS über den Apple Push Notification service (APNs) von Apple.

Dabei wird das Push-Token an Google bzw. Apple sowie an unseren Server (api.motorakte.de) übermittelt, damit Ihnen Benachrichtigungen zugestellt werden können. Firebase wird ausschließlich für die Zustellung von Push-Nachrichten (FCM) eingesetzt, nicht für Analyse oder Tracking.

Zweck: Zustellung von Erinnerungen und Hinweisen.
Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung durch Aktivierung der Push-Berechtigung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); ein Widerruf ist jederzeit über die System- oder App-Einstellungen möglich.

Google und Apple können dabei als eigene Verantwortliche technische Daten verarbeiten; eine Übermittlung in Drittländer (insbesondere USA) ist möglich (siehe Abschnitt 20).

15. Texterkennung / Fahrzeugschein-Scan

Die Texterkennung (Fahrzeugschein-Scan) erfolgt nach der technischen Analyse mit ML Kit vollständig lokal auf dem Gerät. Eine Übertragung der Bildinhalte an Google oder andere externe Dienste erfolgt dabei nicht.

Zweck: automatisches Erkennen und Übernehmen von Fahrzeugdaten.

16. PDF-Export und Teilen-Funktion

Motorakte kann PDF-Dateien erstellen (z. B. Servicehefte, Kostenberichte). Diese können personenbezogene Daten enthalten: Kennzeichen, VIN/FIN, HSN/TSN, Kilometerstände, Kosten, Wartungsdaten, Unterschriften/Namen, Fahrzeug- und Dokumentdaten.

Die PDF-Dateien werden lokal erzeugt. Wenn Sie eine Datei teilen oder exportieren, verlässt sie den Schutzbereich der App und wird über die gewählte Teilen-Funktion bzw. Ziel-App weitergegeben. Sie entscheiden selbst, ob und mit wem Sie exportierte Dateien teilen.

17. Keine Analyse- oder Trackingdienste

Nach der aktuellen technischen Analyse verwendet Motorakte kein Firebase Analytics, kein Crashlytics und keine vergleichbaren Tracking- oder Analysewerkzeuge. Es werden keine Werbeprofile erstellt und keine Nutzungsdaten zu Werbezwecken ausgewertet. Firebase Cloud Messaging (FCM) wird ausschließlich für Push-Benachrichtigungen genutzt (siehe Abschnitt 14) und dient nicht der Analyse oder dem Tracking.

Sollten künftig Analyse-, Fehlerdiagnose- oder Trackingdienste eingebunden werden, wird diese Datenschutzerklärung entsprechend aktualisiert und – soweit erforderlich – eine Einwilligung eingeholt.

18. Serverlogs und technische Sicherheit

Beim Zugriff auf Online-Funktionen bzw. Backend-Dienste können technisch erforderliche Zugriffsdaten verarbeitet werden: IP-Adresse, Datum/Uhrzeit der Anfrage, aufgerufene Ressource, HTTP-Status, übertragene Datenmenge, User-Agent, technische Fehlerdaten.

Zweck: sichere Bereitstellung, Fehleranalyse, Missbrauchsvermeidung, Stabilität.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer und stabiler Betrieb).

Serverlogs werden nur so lange gespeichert, wie es für Sicherheit, Fehleranalyse und einen stabilen Betrieb erforderlich ist; eine längere Aufbewahrung erfolgt nur, soweit sie zur Aufklärung von Sicherheitsvorfällen notwendig ist.

Die Übertragung zu Servern erfolgt über verschlüsselte Verbindungen (TLS).

19. Empfänger und Dienstleister

Personenbezogene Daten werden nur an Dritte übermittelt, soweit dies für die jeweilige Funktion erforderlich ist, eine gesetzliche Pflicht besteht oder Sie die Übermittlung aktiv auslösen. Mögliche Empfänger/eingebundene Dienste:

• Hosting-/Serveranbieter für api.motorakte.de,
• Google (Firebase Cloud Messaging) und Apple (Apple Push Notification service) – für die Zustellung von Push-Benachrichtigungen,
• E-Mail-/Supportanbieter,
• OpenStreetMap/Nominatim (Karten- und Geocoding),
• e-control.at (Spritpreisdaten Österreich),
• App-Store-Anbieter (Apple, Google) im Rahmen von Download und Plattformbereitstellung – diese verarbeiten dabei eigenverantwortlich Daten auf Grundlage ihrer eigenen Datenschutzbestimmungen,
• Zahlungs-/Abwicklungsdienste (z. B. Apple In-App-Kauf, Google Play Billing oder ein Zahlungsdienstleister), sobald kostenpflichtige Funktionen oder Abos angeboten werden.

Soweit Dienstleister im Auftrag von Datenhirsch personenbezogene Daten verarbeiten, werden – soweit gesetzlich erforderlich – Verträge zur Auftragsverarbeitung (AVV) abgeschlossen.

20. Drittlandübermittlungen

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR findet nur statt, soweit dies für einzelne Dienste erforderlich ist oder Sie entsprechende Dienste nutzen. Sie erfolgt nur auf Grundlage geeigneter Garantien (z. B. Angemessenheitsbeschluss, Standardvertragsklauseln oder ausdrückliche Einwilligung).

Insbesondere bei der Zustellung von Push-Benachrichtigungen über Google (FCM) und Apple (APNs) sowie bei der Bereitstellung über die App-Stores kann eine Verarbeitung in den USA erfolgen; diese Anbieter stützen sich hierfür auf eigene Garantien (z. B. EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln).

21. Speicherdauer

• Lokale Daten: verbleiben auf dem Gerät, bis Sie sie löschen, die App-Daten entfernen oder die App deinstallieren.
• Serverseitige Daten (bei aktivierten Funktionen): solange das Konto bzw. die Synchronisierung genutzt wird oder bis zur Löschung.
• Support-/Feedbackdaten: nur so lange, wie zur Bearbeitung, Fehleranalyse oder Produktverbesserung erforderlich.
• Rechnungs-/Zahlungsdaten (sobald kostenpflichtige Funktionen angeboten werden): Aufbewahrung nach den gesetzlichen Fristen (u. a. § 147 AO, § 257 HGB, i. d. R. bis zu 10 Jahre).
• Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

22. Löschung und Datenkontrolle in der App

Motorakte stellt Löschfunktionen bereit: einzelne Fahrzeuge, Wartungs-/Reparatureinträge, Dokumente und Bilder, „Alle Daten löschen" sowie Export-/Backupfunktionen.

Nach der technischen Analyse löscht „Alle Daten löschen" lokale Daten und – bei aktiver Synchronisierung – auch serverseitige Kopien. Beim Löschen einzelner Fahrzeuge werden verknüpfte Daten und Dateien (Bilder/Fotos) ebenfalls entfernt. Vor einer Löschung können Sie die vorhandenen Export-/Backupfunktionen (ZIP/JSON) nutzen.

23. Datensicherheit

Zum Schutz personenbezogener Daten werden technische und organisatorische Maßnahmen eingesetzt, insbesondere:

• lokale Speicherung im geschützten App-Bereich,
• geschützter Speicher für Authentifizierungsdaten (Keystore/Keychain),
• keine Klartext-Speicherung von Passwörtern auf dem Gerät,
• Entfernung von Bild-Metadaten beim Speichern,
• zufällige Dateinamen für Bilder und Dokumente,
• Deaktivierung des Android-Auto-Backups,
• verschlüsselte Übertragung (HTTPS/TLS) bei Online-Funktionen.

Bitte schützen Sie Ihr Gerät zusätzlich durch Sperrcode, Biometrie und aktuelle Sicherheitsupdates.

24. Rechte der betroffenen Personen

Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

• Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20),
• Widerspruch (Art. 21), Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3).

Zur Ausübung genügt eine Nachricht an: kontakt@datenhirsch.de

Sind Daten ausschließlich lokal auf dem Gerät gespeichert, kann Datenhirsch auf diese technisch nicht zugreifen. In diesem Fall können Sie die Daten direkt in der App einsehen, ändern, exportieren oder löschen.

25. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist die Aufsichtsbehörde am Sitz des Verantwortlichen. Bei Sitz in Baden-Württemberg:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Postfach 10 29 32
70025 Stuttgart
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de

26. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

27. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn Motorakte weiterentwickelt wird, neue Funktionen hinzukommen oder sich rechtliche Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung wird bereitgestellt unter:

datenhirsch.de/datenschutz/motorakte

Letzte Aktualisierung: 01.07.2026